Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hóa; cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý… bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử được thực hiện trên hệ thống máy tính của tổ chức được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa; dịch vụ; được lưu trữ trên máy tính của doanh nghiệp theo quy định pháp luật.

Nội dung chính của hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Một số nội dung quan trọng của Thông tư 78 quy định về hóa đơn điện tử bao gồm:

• Lộ trình và thời gian bắt buộc việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử.

• Uỷ nhiệm lập hóa đơn điện tử.

• Mẫu hiển thị các loại hóa đơn điện tử.

• Ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử mới.

• Xử lý kịp thời các hóa đơn có sai sót.

• Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Đối với dịch vụ ngân hàng phải có thời điểm lập hóa đơn cụ thể.

• Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền phải có kết nối để chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Phải có tiêu chí lựa chọn rõ ràng về tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.

Thời gian chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về thời hạn bắt buộc 100% các doanh nghiệp, tổ chức; cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử là 1/7/2022. Tuy nhiên để đẩy mạnh tiến trình “phủ sóng” hóa đơn điện tử; Tổng cục Thuế khuyến khích các doanh nghiệp; tổ chức đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022.

Giai đoạn 1 (11/2021 – 3/2022)

Triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố lớn: Hà Nội, TP. HCM, Quảng Ninh, Bình Định, Hải Phòng, Phú Thọ.

Giai đoạn 2 (4/2022 – 7/2022)

Tiếp tục triển khai hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố còn lại.

Bên cạnh việc đẩy nhanh việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78; Tổng cục Thuế các tỉnh, thành phố có trách nhiệm tổ chức tập huấn cho cán bộ thuế; người nộp thuế về các quy định của hóa đơn điện tử. Các đường dây nóng của Chi Cục Thuế cần được công khai; thường xuyên rà soát các vướng mắc để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh; tổ chức triển khai thực hiện hóa đơn điện tử đạt hiệu quả tối ưu.

Các bước tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đúng quy định được thể hiện qua các bước:

Bước 1: Xác định doanh nghiệp mình áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không?

Đối tượng doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền.

• Doanh nghiệp là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không mã nhưng muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế (Cơ quan thuế gửi bằng cách thông báo trực tiếp hoặc email).

• Hộ, cá nhân kinh doanh.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

• Các doanh nghiệp kinh doanh thuộc lĩnh vực điện lực, xăng dầu; kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị; bưu chính viễn thông, y tế; vận tải hàng không, đường sắt, đường bộ,…

• Các doanh nghiệp, tổ chức đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử; xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, đáp ứng việc tra cứu, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử; đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Bước 2: Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP gửi đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử 

Cơ quan thuế sẽ phản hồi bằng thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký)

Bước 3: Sau khi nhận thông báo cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78

Để được cấp bù miễn phí số hóa đơn điện tử còn tồn hoặc mua mới. Các doanh nghiệp sẽ liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công bố đạt chuẩn theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC rồi mới phát hành hóa đơn theo mẫu để sử dụng.

Lúc này có thể thao tác trên hệ thống cổng thông tin của cơ quan thuế; hoặc làm trên phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp mình chọn mua.

Bước 4: Khi nhận được thông báo chấp nhận cho sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Các doanh nghiệp lập, nộp báo cáo tình hình hóa đơn mẫu BC26 kèm phụ lục 3.12 hóa đơn giấy; hóa đơn điện tử cũ không còn giá trị sử dụng.

Bước 5: Lập và nộp thông báo hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo mẫu cũ cho cơ quan thuế bằng mẫu TB03AC có trong hỗ trợ kê khai

Lưu ý: Ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy; hóa đơn điện tử theo quy định theo Theo điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp.

Cách xử lý sai sót khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Trong khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, cá nhân không thể tránh khỏi những sai sót. Chúng ta cần phải có cách xử lý một cách kịp thời, hiệu quả nhất.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua

Khi hóa đơn được lập có chứa sai sót, người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS- hóa đơn điện tử về việc hủy hóa đơn điện tử đó.

Để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua

Người bán thông báo cho người mua về trường hợp sai sót về tên; địa chỉ nhưng không sai mã số thuế và không phải lập lại hóa đơn mới. Người bán gửi thông báo cho cơ quan thuế về việc hóa đơn điện tử có sai sót.

Nếu sai về mã số thuế, số tiền hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng; thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn sau:

• Người bán lập hóa đơn chỉnh sửa:

Nếu người bán và người mua đồng ý về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh; thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Hóa đơn điều chỉnh bắt buộc có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số hóa đơn … ngày hóa đơn”.

Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai sót; ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới rồi gửi lại cho người mua.

• Người bán lập hoá đơn thay thế:

Trên hóa đơn thay thế bắt buộc có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn mẫu số … ký hiệu … số hóa đơn … ngày hóa đơn”.

Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay cho hóa đơn sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới và sau đó gửi lại cho người mua.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Trong trường hợp này, cách xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng không có bước gửi cơ quan thuế cấp mã.

Trên đây là toàn bộ thông tin về chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78. Đội ngũ Tổ giải pháp KHDN – Mobifone Đà Nẵng 2 hy vọng bài viết này hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.

Xin trân trọng cảm ơn!

Tổ KHDN MobiFone Đà Nẵng 2

• VPGD: Tầng 2 - Số nhà 747 Ngô Quyền - Sơn Trà - T. phố Đà Nẵng

• Hotline: 0935.18.09.86 - 0935.080.148

• Email: giaiphapmobifonedn@gmail.com

• Website: https://giaiphapmobifone.com.vn